CSS du Lac-Saint-Jean
Base de données SARCA (carnet de suivi informatisé dans lequel la personne conseillère inscrit les renseignements recueillis auprès de l’adulte)
EXPLORATION DES ACQUIS
Une base de données à la disposition des ressources concernées des quatre centres de services scolaires de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean. Chacune a sa propre base de données hébergée sur son site. Chaque base de données peut être consultée dans Internet par les diverses ressources visées. Chaque centre de services scolaire attribue un code d’accès associé au poste du personnel concerné dans le but de respecter les règles de confidentialité, et ce, en prenant en compte la gestion de cette opération.
Les rubriques inscrites dans la base de données sont uniformes dans les quatre bases de données, et ce, dans le but de faciliter, entre autres choses, la compilation régionale des statistiques.
La base de données est composée de quatre sections (le dossier de l’adulte et d’autres informations, le suivi du dossier, les requêtes et les rapports). Elle contient tous les éléments relatifs au rapport d’entrevue du second niveau d’accueil.
Dossier de l’adulte : Un portfolio électronique et imprimable (copie papier à l’adulte en format PDF), dans lequel on trouve l’identification (seule section à laquelle le personnel du premier niveau d’accueil a accès), le portrait de la situation, l’historique scolaire, le projet personnel (ensemble des services offerts à l’adulte, organismes de référence et période) et l’autorisation SARCA.
L’adulte autorise la transmission du portfolio au moment d’une référence ou du suivi de cette référence à l’interne ou auprès d’un organisme partenaire, dans la mesure où ce dernier est inscrit dans son portfolio. Il autorise également les SARCA à effectuer une relance auprès de ces mêmes organismes.
Autres informations : Renseignements jugés pertinents dans le but de compléter le dossier de l’adulte (ex. : situation de santé, obligations familiales, antécédents judiciaires ou autres). L’adulte doit autoriser l’accès à cette section qui n’est accessible qu’à la responsable SARCA.
Suivi du dossier : Rencontres avec les ressources des SARCA, suivis téléphoniques, courriels avec l’adulte, références et suivis exécutés, etc. Le personnel du second niveau d’accueil autorisé peut consulter en partie cette information.
Requêtes-rapports : Portrait de la population qui a reçu des services par le personnel des SARCA (ex. : référence aux organismes externes, orientation professionnelle, BARFGB) selon
les besoins de l’adulte. Différents outils de suivi (listes de relance, clientèle active) peuvent
aussi être produits par un intervenant pour une période donnée.
PARTENAIRES
CS des Rives-du-Saguenay, De La Jonquière et du Pays-des-Bleuets.
PERSONNE RESPONSABLE
Gilbert, Julie
418 669-6043, poste 4441
julie.gilbert@cslacst-jean.qc.ca
ANNÉE DE PRODUCTION
2008
OBJECTIFS VISÉS
POUR L’ADULTE
- Fournir à l’adulte un aide-mémoire de son projet personnel et des diverses étapes à réaliser.
- Éviter la redondance des renseignements à fournir et des services à recevoir ou déjà reçus.
POUR L’ORGANISATION SCOLAIRE
- Consigner les données disponibles et nécessaires.
- Produire un portrait statistique de la population ayant reçu des services.
- Établir une continuité cohérente des services offerts aux adultes.
POUR LE PERSONNEL SCOLAIRE
- Générer la synthèse du dossier de l’adulte et de son projet personnel.
- Offrir des options éclairées à l’adulte.
- Faciliter le suivi de l’élaboration ou de la réalisation du projet de l’adulte.
- Avoir une vision d’ensemble des démarches à réaliser par l’adulte (en cours de réalisation ou déjà réalisées).
- Recueillir les principaux renseignements fournis par l’adulte et qui sont nécessaires aux diverses ressources associées à l’élaboration ou à la réalisation de son projet.
- Effectuer une relance et un suivi de références auprès des organismes vers lesquels ont été dirigés les adultes.
- Consulter, selon le cas, le dossier de l’adulte et le développement de son projet personnel.
MATÉRIEL DÉVELOPPÉ
Base de données informatisée permettant d’avoir accès au dossier de l’adulte et à son projet personnel. La base de données SARCA doit être hébergée sur un serveur Web permettant l’exécution de scripts php. Pour faire le lien avec les données, une source ODBC doit être créée sur le serveur Web lui-même. La base de données fonctionne présentement en lien avec un serveur Microsoft SOL Server 2005. Mais, avec l’ODBC, il est possible d’utiliser plusieurs types de serveurs de données. Pour faire l’installation, il suffit de copier les fichiers code dans un dossier sur le serveur Web, d’ajouter un droit d’écriture sur quelques dossiers et de créer une nouvelle base de données sur votre serveur SQL (et de configurer un ODBC sur le serveur Web pour faire le lien). Finalement, il y a deux petits fichiers de configuration à modifier selon les coordonnées de vos serveurs, incluant une passerelle pour envoyer des courriels. La base de données a été conçue pour fonctionner dans quatre centres de services scolaires différentes avec le même code source, afin de faciliter les mises à jour.
De plus, si la base de données venait à être utilisée ailleurs que dans ces quatre centres de services scolaires, un programmeur devra s’assurer de faire quelques ajustements avant qu’il soit opérationnel. En résumé, la base de données peut être utilisée ailleurs moyennant plusieurs
ajustements.